Att vidarefakturera kostnader
En fråga som dyker upp väldigt ofta är om hur man fakturerar vidare kostnader till sin kund eller gör utlägg för sin kund, speciellt ur momshänseende. Enkelt uttryckt har vi tre varianter.
1. Du har kostnader som din kund ska ersätta dig för (kostnadskomponent)
Det vanligaste fallet: du utför ett uppdrag för en kund och har under uppdraget kostnader som du kommit överens med din kund om att denne ska ersätta. Det kan t ex vara resekostnader, budkostnader, material mm. Men det rör sig alltså om dina kostnader, även om kunden ska ersätta dig för dem. Om kostnaderna har fakturerats till dig så står det ditt (företags) namn på fakturan. Du bokför kostnaden och lyfter ev ingående moms i din bokföring.
När de här kostnaderna uppstår under ett uppdrag för kunden säger man att de är underordnade ditt uppdrag till kunden. Man kan även kalla kostnaderna för en kostnadskomponent. Och det är uppdragets momssats som gäller vid vidarefakturering, dvs du lägger på samma momssats på dessa kostnader som den momssats du använder för resten av uppdraget.
Huvudregeln här är att du på fakturan lägger din kostnad, dvs det som kostnadsförts i din bokföring. En taxiresa för 106 kr (dvs 100 kr + 6% moms) har t ex i de flestas bokföring bokförts som resekostnad 100 kr och ingående moms 6 kr. Då lägger du alltså 100 kr på fakturan. I slutet av fakturan lägger du sedan din momssats på hela beloppet, vilket för t ex en konsult oftast är 25%. Totalt fakturabelopp för resekostnaden blir alltså 125 kr varav 25 kr är utgående moms. Att det råkade vara 6% på taxiresan när du köpte den spelar ingen roll.
Säg att du inte är momspliktig, t ex om du är tandläkare, försäkringsmäklare el dyl. Då blir ju taxiresan bokförd som resekostnad 106 kr i din bokföring. Denna kostnad lägger du på fakturan och lägger i slutändan på….ingen moms (du är ju inte momspliktig).
Hur är det med milersättning då? Säg att du kört din privata bil i tjänsten för en kunds räkning. Först av allt – vi skiljer på relationen dig/företaget och företaget/kunden. Ditt företag kan skattefritt ge dig 18,50 kr/mil för tjänstekörning med privat bil. Belopp över detta beskattas som lön och är alltså ingen poäng om du är ensam ägare till ditt företag.
Vad sedan företaget fakturerar kunden är helt upp till vad företaget och kunden kommit överens om. Visst, många använder 18,50 kr/mil som nån slags etablerad standard, men det är alltså alltid upp till förhandling. Och såklart, precis som med andra resekostnader lägger du på din vanliga momssats i slutet av fakturan.
Detsamma gäller egentligen även andra kostnader – du måste inte lägga precis din kostnad 100 kr för taxiresan ovan. Du och kunden kanske har kommit överens om att du lägger på 10% i ”admin-avgift” på alla kostnader, eller bestämt ett schablonbelopp för alla taxiresor. Men det normala är nog att man lägger på sin egen kostnad exkl moms.
Beloppet du fakturerar till din kund bokförs som intäkt hos dig och momsen som vanlig utgående moms.
Kvitton då? Originalkvittona behåller du för din bokföring (det är ju dina kostnader), för att kunna stödja de kostnads- och momsavdrag du gjort. Vill kunden ha underlag får du skicka kopior av kvittona med fakturan.
2. Kunden har bett dig göra inköp för dennes räkning (vidarefakturering)
Ibland kan det hända att du tar kostnader för något annat företag men inte som en del av ett uppdrag. Ni kanske ska på samma konferens och du bokar bådas flygbiljetter eller bådas hotellrum. Man ser det fortfarande som att du (ditt företag) gör inköpet och om du får en faktura så står det ditt (företags) namn på fakturan.
Eftersom kostnaderna inte är underordnade ett uppdrag för kunden gäller lite andra regler gäller vid vidarefakturering. Du fakturerar fortfarande din kostnad, dvs exkl moms om du får lyfta momsen, men sedan lägger du på moms beroende på typen av vara eller tjänst du vidarefakturerar. För resor alltså 6% och för hotell och mat 12%. Om du köpt en tågresa för en kund för 1060 kr (inkl 6% moms 60 kr), bokför du alltså en kostnad på 1000 kr och ingående moms på 60 kr i din bokföring, och fakturerar 1000 kr plus 6% moms 60 kr till kunden.
I det här fallet kan man alltså säga att du ”säljer vidare” en vara eller tjänst till ett annat företag. Det brukar heta just ”inköp och vidareförsäljning” och hanteras momsmässigt som om du är återförsäljare av t ex en vara. Medan i första fallet vill du bara få ersättning för kostnader du har haft. Och skillnaden här är alltså om kostnaderna är underordnade ett uppdrag eller inte.
Även här behåller du originalkvittona och vid behov skickar kopior till kunden med din faktura.
3. Du har betalat kostnader för din kunds räkning (utlägg)
Här rör det sig om kundens kostnader som du av nån anledning lagt ut pengar för och betalat. Vi säger ”kunden”, men det behöver inte vara en regelrätt kund utan kan även vara ett annat företag eller en annan person som inte är kund hos dig. Det är alltså kunden som har betalningsansvaret och det är detta som kallas ett ”utlägg”. Om det kommer en faktura på utlägget så står det normalt kundens namn på fakturan, inte ditt. Ta t ex att du är redovisningskonsult, ska hjälpa en kund bilda ett aktiebolag och av enkelhetsskäl betalar dennes registreringsavgift. Detta är kanske inte så vanligt, men det händer. Vad som har skett är att du så att säga har lånat ut pengar till kunden, och nu vill du ha tillbaka dem så du skickar en faktura eller lägger det på din vanliga faktura.
Om man fakturerar återbetalning av ett ”lån” (eller ”utlägg”) är det en annan sak än att fakturera arvode och kostnader. Det du betalat bokförs som fordran i balansräkningen i din bokföring (med beloppet inkl moms) och ingen moms lyfts. Sedan fakturerar du kunden hela beloppet du har betalat och du lägger inte på någon moms i slutändan.
Om du t ex av nån anledning har betalat kundens hyra på 25 000 kr inkl moms (dvs det står kundens namn på hyresfakturan), fakturerar du kunden 25 000 kr utan att lägga på någon moms. Du skickar dessutom med originalfakturan till kunden. Vill du ha ett eget underlag för utlägget får du ta en kopia.
Egna kostnader eller utlägg?
Ibland blir det en knepig bedömningsfråga huruvida det rör sig om egna kostnader (alt 1) eller utlägg (alt 3), eller om det är egna kostnader (alt 1) eller vidarefakturering (alt 2). Och då kanske det inte heller spelar så stor roll vilken du väljer, bara du är konsekvent hur du bokför hos dig, vad du lägger på fakturan och var originalkvittona hamnar. Samt att du har ett resonemang kring hur du klassificerar utgifterna. Ibland vill man helst använda utläggsalternativet, t ex när det rör sig om ej avdragsgilla kostnader. Om du t ex betalar en måltidsrepresentation för kundens räkning är det oftast enklare att hantera dessa som utlägg med originalkvittona till kunden istället för att hantera ej avdragsgilla kostnader i din bokföring och få rätt ersättning för detta. Om det är praktiskt omständigt att skicka originalkvittona till kunden (alt 3) är det förmodligen enklare att resonera att det är dina kostnader (alt 1).
Hur bokförs det då?
Hur ska då detta bokföras, undrar vän av ordning. Tja, som vanligt har man lite svängrum, men oftast bokförs kostnaden i första och andra fallet på sitt vanliga konto (t ex 5800 Resekostnader). Man skulle även kunna använda ett 4XXX-konto eftersom det är något man ska fakturera vidare. Lite upp till var och en. Som intäktskonto används i första och andra fallet antingen ett 35XX-konto (t ex 3590 Övriga fakturerade kostnader) eller något annat intäktskonto 30XX-34XX. För utgående moms används såklart samma konto som vanligt (26XX).
Kom ihåg att använda lämpliga intäkts- och momskonton om du fakturerar med andra momssatser, så att momsrapporten inte misstämmer.
I det tredje fallet är det ju inga kostnader eller intäkter inblandade. När utlägget görs kan det bokföras på t ex 1680 Övriga kortfristiga fordringar eller annat lämpligt fordringskonto. När man sedan fakturerar bokar man helt enkelt bort det från samma fordringskonto.
40 Kommentarer
Det var just den artikeln som ledde mig till er blogg och ert företag. TACK för ett tydligt, enkelt och välformulerat svar på denna eviga fråga!
Om man nu köper en vara för ”annans räkning” från ett annat EU-land och gör ett utlägg för kunden som man vil få återbetalat. Kunden och jag bor i samma land.
Tex man är designer och tar betalt för att rita ett plagg, men man har överenskommit att beställa och betala förskott på tillverkning i Italien.
Som beställare anger jag mit Momsregistreringsnummer och den italienska lerantören lägger då inte på någon moms.
Hade varan omsatts i konsultens verksamhet hade man ju bokat EU-moms omvänt som man brukar, men om vara nu egentligen omsätts av min beställare – hur blir det då?
Det blir nog samma sak som om du köpt varan för egen räkning, såvitt jag kan se. Om fakturan är utställd till ditt företag är det ju ditt VAT-nr du uppger för att slippa den italienska momsen. Och när du fakturerar din svenska kund lägger du på svensk moms. Vad den italienska säljaren anbelangar, omsätts varan av dig i Sverige, oavsett om du sedan säljer den vidare till någon annan i Sverige eller någon annanstans.
Det enda specialfall jag kan tänka mig är s k ”trepartshandel”, då du är mellanhand men varan skickas direkt från Italien till ”slutkunden” i ett tredje EU-land. Då ska det redovisas på speciellt sätt. Men det är det ju inte fråga om här.
Tack Mikael
Jag var lite konfunderad då min ”kund” egentligen skulle ha inhandlat varan eller snarare varuprovet själv, men jag gjorde det i stället och tänkte få betalt för utlägget.
Ingen av oss blir väl fattigare? Lägger jag på moms kostar det mig ju inget och kunden betalar ju avdragsgill moms och förlorar väl inget jämfört med att kunden handlat själv från leverantören?
Precis, ingen blir rikare eller fattigare och jag tror faktiskt det är så enkelt att det är fakturamottagaren som styr vilket VAT-nr som ska uppges, så länge varan också skickas till fakturamottagaren. Om du sedan ”säljer den vidare” (även om du inte agerar ”återförsäljare” i strikt mening) bör det vara en helt separat transaktion som inte påverkar dit köp från den italienske leverantören.
Tack för info! Vad finns det för lagrum för detta? Eller står det i någon skrift eller rekommendation från SRF/FAR/BFN?
Vi har lite info från Skatteverket.
Det är ju framför allt en momsfråga, skulle jag säga. Bokföringen av det hela känns ju lite mer sunt förnuft, så jag är tveksam om nån instans har uttalat sig om det.
Tack för informativ sida! 🙂
Ni kanske kan förklara för mig hur vi skall hantera momsen eller vad vi skall tänka på när vi skall börja importera vattenskotrar. Är det någon skillnad om vi importerar dessa direkt från England eller om vi importerar dessa från Danmark som i sin tur importerat från England? Något som man skall tänka på, föredra, eller att förhålla sig till ?
Hej Båten!
När du köper varor från ett annat EU-land uppger du ditt företags VAT-nr och säljaren lägger då inte på moms på försäljningen. I din momsdeklaration tar du upp beloppet i ruta 20 som varuinköp från andra EU-länder, samt redovisar 25% utgående och ingående moms på detta i respektive rutor, som alltså då ”tar ut” varandra. Detta är s k omvänd moms.
Var säljaren i Danmark har fått tag på varorna spelar för din del ingen roll, ur momshänseende.
Det finns ett annat fall då t ex säljaren är i Danmark men varorna skickas från England till Sverige, s k ”trepartshandel”. Samma princip gäller för momsen men det ska redovisas på lite speciellt sätt.
Övriga saker att tänka på just vid inköp av vattenskotrar är tyvärr inget jag har koll på.
Hej, Jag har en fråga angående bokföringen av ledningsarbete. Vi ska fakturera mellan dotterbolag. Ledningen är avlönad i ett bolag och utför arbete i båda bolag. Nu ska jag fakturera deras arbete i bolaget där de inte avlönade. Vi gör ingen koncernredovisning än. Jag skulle vilja ha rå angående konto som man kan använda för den här faktureringen. MVH, Lena
Hej Lena!
Just med kontoval kan du göra lite som du vill (inom vissa gränser). I det fakturerande bolaget behöver du såklart ha ett intäktskonto och momskoden på kontot måste stämma (i det här fallet Sverige 25%, gissar jag). BAS-kontoplanen brukar använda 3041 för tjänster, medan vi i vår egen kontoplan använder 3000 för att vi tycker det är snyggare.
Och i bolaget som tar emot fakturan ett lämpligt kostnadskonto. Man kan använda 65XX för konsulter (t ex 6500, 6550 eller 6590), 68XX för Inhyrd personal (t ex 6800 eller 6880) eller t o m 4600 för underkonsulter (även om det kanske inte är klockrent i det här fallet).
Man väljer ju faktiskt de konton man själv vill använda, bara de inte blir missvisande. Så ladda ned en kontoplan från http://www.bas.se, eller använd den i bokföringsprogrammet, och leta upp ett som känns passande. Eller skapa ett eget i lämplig kontogrupp om ni föredrar.
Jag hoppas det besvarade din fråga.
Tack så mycket!
Jag har utfört en tjänst i utbildningssyfte i Norge och hotellet har de betalat som jag gjorde tjänsten för. Jag ska ha betalt för resan och matkostnader som jag betalt med företagskortet. Hur gör jag med momsen?
Kostnaderna som uppkommit har jag bokfört som resekostnader och ingående moms. Vad tar jag upp på fakturan till Norge. Vilken moms?
Hej Ingbritt!
Eftersom du fakturerar arvode till kunden och dessutom täckning för dina resekostnader, är resekostnaderna underordnade tjänsten du säljer. Och därför lägger du samma momssats på resekostnaderna som på ditt arvode, dvs 25% (gissar jag att det är på din tjänst). Så hade det i alla fall varit om kunden varit svensk.
Men nu är det ju en norsk kund, och tjänsten du utfört anses omsatt i Norge. Så du lägger ingen moms alls på fakturan, vare sig på arvodet eller resekostnaderna.
Och vilket belopp lägger du på för resekostnaderna? Du lägger på din kostnad, dvs det belopp som kostnadsförts i din bokföring. Om du t ex åkte taxi till flygplatsen i Sverige för 530 kr inkl moms (dvs 500 kr exkl moms), lägger du på 500 kr på fakturan. Förutsatt att det är dealen med kunden förstås. Vissa förhandlar ju till sig att lägga på en administrativ procent på fakturerade kostnader och sånt.
Tack för snabbt svar.
Vad gäller med den ingående momsen på hyrbil då det är en underordnad kostnad. Normalt sett så får jag lyfta 50% av momsen på hyrbil, gäller det samma sak då jag fakturerar detta vidare eller får jag lyfta all moms?
Hej Lilnil!
Det är samma sak, tyvärr. Så länge kostnaden anses vara din kostnad, även om du sedan fakturerar kunden för att få kostnadstäckning, är det dina avdragsregler som gäller, t ex för att lyfta ingående moms på hyrbil.
Jag har två företag som jag bokför nu varav det ena har vidarefakturerat hyrbilskostnader till det andra. Gäller det då att båda företagen endast kan lyfta 50% av momsen på detta?
Hej Viktor!
Jag var faktiskt tvungen att kolla upp detta med Skatteverket och fick ett något svävande svar. Men de lutade åt följande. Vi kallar den som hyr bilen i första led för A och sedan fakturerar A detta till B. Vi antar också att båda bolag uppfyller kraven för att få lyfta halva momsen, dvs att man är momspliktig och använder bilen i verksamheten minst 100 mil per år.
Om detta är underordnat t ex ett konsultuppdrag blir det som i Lilnils fråga ovan, dvs 50% avdragsrätt för A men sedan får B lyfta hela momsen. A fakturerar ju bara för kostnadstäckning, det spelar ingen roll vilken typ av kostnad man vill ha täckning för.
Om det inte är underordnat ett uppdrag utan man fakturerar hyrbilskostnaden helt separat, beror det lite på:
Om A använder bilen i sin verksamhet får A 50% avdragsrätt. Sedan fakturerar A sin kostnad (rimligen hela beloppet minus halva momsen) och lägger på 25% moms. B får sedan lyfta halva momsen på detta. Om hyrbilen kostar 1000 kr inkl moms får A lyfta 100 kr moms, fakturerar 900 kr + 25% moms summa 1125 kr, varav B får lyfta halva momsen 112,50 kr.
Om A däremot inte använder bilen i sin verksamhet får A inte dra nån moms alls, fakturerar rimligen hela sin kostnad, lägger på 25% varav B får lyfta halva momsen. Så A lyfter ingen moms, fakturerar 1000 kr + 25% moms summa 1250 kr, varav B får lyfta halva momsen 125 kr.
Så stämmer detta? Jag tycker personligen inte det låter helt rimligt, men det var det bästa svar jag kunde få från Skatteverket.
Förmodligen enklast om man inte håller på och vidarefakturerar hyrbilskostnader alls. Alternativt ser till att det alltid står slutanvändarens (B:s) namn på kvittot, så även om A betalar kan man sedan få ersättning från B som utlägg, dvs man blandar inte in nån moms alls.
Hej Mikael,
Jag har gjort inköp åt en privat kund, alltså inte ett företag, och ska nu fakturera denna person, ska jag då fakturera hela kostnadsbeloppet med dess moms + lägga på min moms?
Kan jag fakturera kunden ett högre belopp än vad jag har köpt in det för eller är jag skyldig att fakturera det exakta beloppet?
tacksam för svar! är lite ny med fakturering
Hej Mia!
Nja, du ska nog aldrig fakturera beloppet inkl moms och dessutom lägga på ytterligare moms. Utan normalt är väl att ta din kostnad exkl moms och sedan lägga på moms på detta när du fakturerar.
Vilken momssats du lägger på beror lite på om kostnaden är underordnad ett uppdrag eller är en separat grej, se alternativ 1 och 2 i blogginlägget. Men om det t ex är en pryl med 25% moms och din normala momssats är 25%, spelar det ju ingen roll – då blir det 25% i vilket fall.
Vad du fakturerar kunden är normalt helt upp till dig och kunden att förhandla om, dvs om du lägger på en ”marginal” eller inte.
Hej. Jag jobbar som nystartad fotograf. Under tidigare jobb har jag inte behövt hyra utrustning till jobb på mitt företag men denna gång har jag gjort det. Alltså jag som ska göra utlägg för det men i slutändan kunden betala för. Jag har ett arvode+moms som jag kommit överens med kunden om. Har även då hyrt utrustning för 4000 ex moms(5000 ink moms) När jag ska fakturera kunden för detta… Ska jag då lägga in 5000 + den moms som även läggs på mitt arvode vilket då är 25%. Har även 2 taxi resor som ska läggas på fakturan. Hur gör jag med momsen då?
Hej Filip!
Eftersom det är du som hyrt utrustningen (gissar jag) och såklart betalat taxin, är detta kostnader i din bokföring. Och dina kostnader är såklart beloppen exklusive moms. Detta är då alltså kostnader du vill ha ersättning för.
När du sedan fakturerar detta struntar vi litegrann i vad det är för typ av kostnader. Du har helt enkelt haft kostnader du vill ha ersättning för. Förmodligen trevligt att informera kunden på fakturan om vilka kostnader det gäller (kanske bifoga kvittokopior om kunden vill och så), men moms- och bokföringsmässigt spelar det ingen roll. Ersättningen du begär påverkas inte av vilken typ av kostnader det är. Vissa tar t o m lite extra betalt för den här typen av kostnader (t ex 10% extra) för att täcka adminjobb och sånt. Helt upp till förhandling mellan dig och kunden.
Så du lägger alltså 4000 kr och taxikostnaderna exkl moms på fakturan. Och sedan lägger du din egen momssats (25% gissar jag) på hela alltihop.
Hej Mikael,
Om ett företag äger och hyr ut en bil, för att dem själva inte behöver använda den i dagsläget, och det uppstår en reparation på bilen som måste göras. Om företaget som hyr ut bilen sedan erhåller fakturan och ska skicka vidare denna faktura till företaget som hyrt bilen för dem ska stå för kostnaden, hur bokförs då detta? Går det att bokföra reparationskostnaden som vanligt (tex 5623) inkl moms och sedan fakturera med moms och lägga det mot ett intäktskonto? Eller ses det som ett utlägg och bör då allt bokföras mot konto 1680?
MVH
Jennifer
Hej Jennifer,
Jag skulle säga att det beror på vems kostnaden är i första läget, när verkstaden tar betalt. Om det står ett namn på köparen på kvittot/fakturan är det ju enkelt – står det uthyrarens namn blir det en kostnad hos uthyraren och sedan fakturerar man vidare med moms och intäktsför det. Står det ”hyrarens” namn har uthyraren istället gjort ett utlägg som går över balansräkningen, t ex 1680, och ingen moms läggs på.
Står det inget namn får man göra en egen bedömning vem kunden är för reparationen.
Så skulle i alla fall jag resonera.
Hej!
Jag har ett AB och har lagt ut för kostnader för hotell och hyrbil utomlands som jag delat med en person från ett annat svenskt AB. Vi ska alltså dela på kostnaden, hur vidarefaktuerar jag detta till henne? Med moms eller utan moms ? ?
Hej Cecilia,
Jag är faktiskt inte 100% säker, men själv hade jag resonerat så här:
Detta sorterar ju under scenario 2 ovan, dvs ”inköp och vidareförsäljning”. Dvs om det hade varit ett hotell i Sverige hade du fakturerat henne din kostnad exkl moms plus 12% moms eftersom det är en hotelltjänst. Och vice versa för hyrbilskostnader.
Så det borde ju vara samma princip nu, även om du (förmodligen) inte får lyfta den utländska momsen. Dvs du fakturerar din kostnad och lägger på 12% på hotellkostnaden och 25% på hyrbilskostnaden. Lite som om du vore en återförsäljare av hotell och hyrbilar. 🙂
I vissa fall kan man återvinna den utländska momsen och i så fall får du väl fakturera din kostnad exkl den utländska momsen.
En intressant fråga här blir ju om det andra bolaget får lyfta momsen på hyrbilen. Normalt sett får man ju lyfta bara halva momsen på korttidshyra av personbilar, blir det även så för henne? Och såvitt jag kan se blir det nog så, även om det känns lite orättvist – ni har ju redan tagit hela den utländska momsen som kostnad.
Så ska man vara helt by the book tror jag att det blir på det sättet. Sen misstänker jag att väldigt många såklart gör på diverse andra sätt där ute, vi ser väldigt många varianter på utläggsfakturering. 🙂
Hej,
Jag har ett bolag där jag jobbat som konsult. Jag är för närvarande anställd och har ingen verksamhet i bolaget. Det enda som finns där är en leasingbil. Leasingavtalet går ut inom kort och nu funderar jag på sätt att fortsätta leasa bilen. Leasegivaren har ingen möjlighet att flytta den till privatleasing och jag är inte intresserad av att köpa den. En möjlighet jag funderar på är att lägga upp den på ny lease hos samma leasegivare med restvärdet på första leasingavtalet som anskaffningsvärde. Jag har mitt bolag som avtalspart, men jag kostnadsför inte leasingen i bolaget. Jag lägger den på balansen och betalar leaseavgiften privat till bolaget som sedan betalar leaseavgiften.
Skulle ett sådant upplägg fungera, eller finns det risk att det ses som en förmån?
Hej Andrs,
Jag skulle nog säga att så länge bolaget är avtalspart i leasingkontraktet så tillhandahåller bolaget bilen till dig, vilket då blir en skattepliktig förmån. Den går nog knappast att komma runt.
Men om du ersätter bolaget med en summa motsvarande minst förmånsvärdet, så blir den beskattningsbara förmånen noll kr. Men det är alltså förmånsvärdet du måste betala in till bolaget, inte leasingavgiften. Detta kan bli mer eller mindre än leasingavgiften, det beror på. Och förmånsvärdet inkluderar ju även alla andra kostnader för bilen som bolaget har, t ex service, försäkring, skatt mm.
Anledningen är att bilförmåner är ”schablonvärderade” med ett visst värde för en viss bil, till skillnad från de flesta andra förmåner som är marknadsvärderade, dvs förmånen motsvarar exakt kostnaden.
Du kan läsa mer om att ersätta bolaget för förmåner i inlägget Förmån eller nettolöneavdrag.
Kom även ihåg att bolaget får lyfta halva momsen på leasingavgiften, förutsatt att du kör minst 100 mil per år i tjänsten. Men det kan ju vara svårt i ett passivt bolag.
Normalt kostnadsför man alla bilkostnader i bolaget, samt intäktsför din inbetalning på t ex ett 39-konto eller 73-konto.
Hej Mikael!
Jag och en kollega har varsitt bolag inom heminredning – jag har AB och min kollega har enskild firma. Vi delar på intäkter och kostnader, men det är hon som fakturerar kunderna och jag fakturerar i min tur henne. Nu har jag leasat en skåpbil på mitt företag som vi behöver för att kunna frakta inredningarna, och hon ska betala hälften av leasingavgiften och fordonsskatten. Hur fakturerar jag vidare detta så det blir rätt i min bokföring? Stort tack på förhand!
Hej Maja,
Bra fråga, och tyvärr lite mer komplicerad än man hade kunnat tro. 🙁
Det första vi måste kolla är om skåpbilen momsmässigt är en personbil eller en lastbil. Om själva skåpet är en egen ”karosserienhet”, dvs om det är en ”luftspalt” mellan förarhytten och skåpet och man i princip skulle kunna montera bort skåpet och ändå köra bilen, så är det momsmässigt en lastbil. Fördelen då är att man får lyfta (=få tillbaka) hela momsen i momspliktiga verksamheter. Om det inte är en lastbil så är det (momsmässigt) en personbil, vilket innebär att man får lyfta bara halva momsen.
Om det är en lastbil blir det inga större problem, fakturera bara vidare din kostnad (dvs exkl moms) och lägg på 25% moms. Din kollega får lyfta hela momsen.
Om det vore fakturering till en kund vore det också enkelt. Då är det underordnat ett uppdrag och du fakturerar din kostnad efter att du lyft moms, lägger på din egen momssats och kunden får lyfta all moms.
Men nu är det ju inte till en kund och jag gissar att det (momsmässigt) är en personbil, och då blir det lite knepigare. Jag fick faktiskt slå en signal till Skatteverket och dubbelkolla detta.
Frågan är om du vidareuthyr skåpbilen till din kollega, eller om hon bara ska vara med och dela kostnaden för skåpbilen som bara du använder. Enligt Skatteupplysningen handlar det om huruvida hon själv använder bilen (dvs kör den) i sin verksamhet, eller bara är med och delar kostnaden och ibland åker med i bilen som du kör i din verksamhet. Jag vet att ni ser det som att ni driver verksamheten ihop, men skatte- och momsmässigt har ni ju faktiskt två olika företag med två olika verksamheter.
I båda fall fakturerar du vidare din kostnad (dvs efter halvt momslyft) och lägger på 25% moms. Men i det första fallet ses det som att du hyr ut skåpbilen till henne, varpå hon får lyfta endast halva momsen enligt reglerna för hyrbilar. I det andra fallet handlar det inte om uthyrning utan om…typ vidarefakturering av kostnader, varpå hon får lyfta all moms.
Jag gissar att det blir det senare, eller? Om vi då säger att du betalar leasing på 4000 kr plus moms, summa 5000 kr. Du får lyfta halva momsen och din kostnad blir 4500 kr. Du fakturerar 2250 kr till din kollega och lägger på 25% moms, summa 2812 kr. Hon får lyfta halva momsen och hennes kostnad blir 2531 kr.
Ska det verkligen vara så här krångligt? Ja, momsreglerna är tyvärr rätt oflexibla och kan ibland strula till det på det här viset. Mycket skulle ju såklart bli enklare om verksamheten drevs i ett enda företag, men det vet ni ju redan om. 🙂 Och alternativet till att fakturera vidare kostnaden för skåpbilen kanske skulle vara att hitta andra sätt att reglera sånt här mellan er, t ex i hur ni fördelar vinsten på ett uppdrag.
Du är en sällan skådad pärla. TUSEN tack för det här, då vet jag vad jag har att jobba med här! Tack! /Maja
Hej Mikael,
Jag har varit på en skrivresa utomlands där jag med min enskilda firma lagt ut för logi och resekostnader. Varken flyg eller hotell påvisar momssats på kvittot och vad jag har kunnat läsa mig till så stämmer det att allt går som en kostnad då detta inte är inköpt inom Sverige.
Jag ska nu fakturera 50% av de kostnaderna till mitt förlag men är lite osäker hur jag går tillväga vad gäller moms på fakturan och om jag behöver ha någon form av benämning på fakturan för att det ska bli korrekt.
Vänliga Hälsningar,
Amanda
Hej Amanda,
Precis, är det ingen moms på kvittot kan du normalt inte lyfta momsen, även om det skulle de facto vara en momspliktig vara/tjänst och kvittot är felaktigt. Och på resor till utlandet är det normalt ingen moms. Utländsk moms på kostnader i utlandet (t ex hotell) kan man ibland återvinna från det landets skattemyndighet, genom en e-tjänst hos Skatteverket. Men vissa kostnader är undantagna, det finns ofta beloppsgränser och ofta känns det inte lönt att försöka återvinna momsen. I alla dessa fall blir hela beloppet en kostnad hos dig.
Hur fakturerar du då vidare? Tja, vi kan börja med att utesluta alternativ 3 ovan – vi kan förmodligen vara säkra på att det inte är förlagets kostnader som du har bara har betalat för, utan det är kostnader i din verksamhet. Eller hur?
Sedan är jag faktiskt inte 100% säker, då det inte verkar vara klockrent det ena eller det andra. Vi får resonera lite.
Om man kan säga att kostnaderna är tagna under ett uppdrag du gör för ditt förlag, så är de ”underordnade” ditt uppdrag och du lägger då 50% av din kostnad på fakturan och sedan din vanliga momssats på hela fakturan. Dvs enligt alternativ 1 ovan.
Men det funkar ju bara om du faktiskt utför ett uppdrag för ditt förlag och fakturerar för detta, ungefär som en konsult skulle göra. Om det inte är så tror jag inte alternativ 1 funkar.
Då återstår alternativ 2, dvs du agerar (momsmässigt) som om du säljer de här tjänsterna till ditt förlag. Så för en flygresa utomlands blir det 0% moms och på hotellvistelsen 12% osv.
Men jag ska ärligt säga att jag inte är helt säker här. Du skulle ju kunna fråga förlaget – har du tur så hanterar de den här frågan väldigt ofta och vet precis hur du ska göra. Kanske inte så sannolikt, men du kan ju testa. 🙂
Du kan även prova att ringa Skatteverket, beskriva situation och höra vad de säger. Inte heller här är det säkert att de har ett rakt svar. Och i vilket fall kan man ju i slutändan inte göra mer än att försöka sitt bästa att göra rätt. Och kör du alternativ 2 ovan tycker i alla fall jag att du gjort ett väldigt bra försök att göra rätt.
I praktiken skulle säkert många i den här situationen fakturera beloppen helt utan moms och aldrig ”åka fast” på det, även om det händelsevis inte skulle vara 100% korrekt.
Får man flytta vidarefakturerade intäkter till det ursprungliga kostnadskontot som nästa steg. Dvs att det blir en kostnadsmskning istället för en ökning i intäkterna.
Hej Marina,
Förlåt väldigt sent godkännande av din kommentar och svar. Våra notifieringar om kommentarer verkar ha slutat fungera av nån anledning. 🙁
Svårt att säga generellt. Du behöver ju boka det som intäkt till att börja med för att det ska bli rätt med momsen. Det är klart att man sedan kan göra en slags justering i bokföringen, dvs att debitera ett annat intäktskonto (”justeringskonto”) utan momskod och istället kreditera kostnadskontot. Men det är inte vanligt och jag kan faktiskt inte svara på om det är OK eller mot god redovisningssed och praxis att göra så. Jag hade nog låtit bli, såvida man inte har väldigt starka skäl att göra det och då kanske gräva lite i om det är OK. Har bolaget en revisor bör man nog kolla av med denne.
Hej,
Vi är en ideell förening som anlitar en konsult på vårt kansli.
Denne har nu gjort ett inköp som är till kansliet/föreningen och har lämnat in detta kvitto/faktura som ett utlägg. Men på kvittot/utlägget står dennes företag som kund. Blir detta då inte en fråga om vidarefakturering ifrån konsultens företag?
Konsulten har även lämnat in kvitton där han själv stått på kvittot, bör vi alltid be honom fakturera samtliga utlägg från hans konsultbolag (AB) eller hur hanterar vi detta på bästa sätt? Dvs kan vi skilja på utlägg han betalat ”privat” eller på sitt företag?
Hej Magdalena,
Jo, strictly speaking håller jag med dig att om hans företag står på kvittot/fakturan så är det hans företag som gjort inköpet. Och då blir det vidarefakturering enligt alternativ 1 eller 2 i inlägget ovan.
Sen kan man ju ha i åtanke vilket regelverk det är vi pratar om. Vem är det som kräver rätt namn på kvittot osv, dvs vad händer om man missar detta? Och förutom att bokföringsreglerna har vissa formkrav på underlag, så är det väl skattereglerna som är mest petiga med detta, och framför allt momsreglerna. Dvs om man betalar inkomstskatt och vill dra av kostnaden, samt om man vill lyfta moms på inköpet, är det viktigt att det står rätt köpare på era underlag.
Är detta då mindre viktigt om man är en ideell förening som inte betalar inkomstskatt eller lyfter moms? (Jag vet inte er situation, men vi tar en sån förening som exempel)
Regelmässigt är det väl egentligen samma sak, men man lär ju kanske aldrig få en granskning från Skatteverket eftersom man inte betalar skatt eller lyfter moms. Så om det står fel köpare på ett underlag i undantagsfall kanske det i praktiken inte är hela världen. Så då är det väl mer en fråga om att följa reglerna för att det är en bra idé att följa reglerna, och för att revisorer och årsmötet ska vara nöjda.
Om det står en persons namn på ett kvitto (oavsett om det är du, konsulten eller någon annan) blir det en fråga om man kan anta att köpet har gjorts för föreningens räkning eller inte. Och det blir en bedömning från fall till fall, helt enkelt. Om igen är det skattereglerna och framför allt momsreglerna som är petigast med de här sakerna, så om man inte betalar skatt eller lyfter moms hade jag nog inte oroat mig för mycket för inköp där en privatpersons namn står på kvittot.
Bör man skilja på ”privata” utlägg och ”företagets” utlägg? Där får man nog bestämma lite själv. Beror lite på hur petig man vill vara med att få rätt namn på föreningens underlag, och hur man vill lägga upp sina rutiner.
Sen är det ju såklart enklast om man alltid får rätt köpares namn på kvittot från början. 🙂
Hej,
Har en fråga ang. vidarefakturering; vi är ett svenskt bolag (AB, Fakturametoden)som köpt varor här i Sverige till vårt dotterbolag i usa och som ska tas med när vi flyger dit. Visst ska jag vidarefakturera totalsumman, alltså ink moms och hantera kundfakturan som export?
Tack på förhand🙂
Hej Alexandra,
Det beror lite på situationen. Har det svenska bolaget köpt varorna (dvs står det svenska bolaget som köpare) och ska nu sälja dem vidare till dotterbolaget för självkostnadspris? Och det svenska bolaget är momspliktigt och har alltså avdragsrätt för momsen på varorna? I så fall skulle jag säga att ni fakturerar vidare varornas pris exkl moms. Och eftersom det är export lägger ni inte på någon moms.
Om dotterbolaget står som köpare för varorna, men de har skickats till det svenska bolaget och det svenska bolaget har betalat (dotterbolagets) faktura? Då blir det lite annorlunda, men det var inte så du menade, eller hur?